Funktionsbeschreibung
Funktionsbeschreibung
Wie funktioniert HCM Mail?
HCM Mail besteht aus einer Benutzeroberfläche, die unter Windows läuft (im folgenden Windows-Client genannt) und den SAP-Komponenten (Funktionsbausteine, Infotyp 9386).
Beim Start des Windows-Clients wird der Anwender aufgefordert sich mit seinem SAP-Benutzernamen anzumelden. Anschließend wird eingestellt, ob Entgeltnachweise, Zeitnachweise oder sonstige Dokumente versendet werden sollen und es können die gewünschten Personalnummern bzw. E-Mail-Adressen ausgewählt werden.
Zum Erstellen der Entgeltnachweise wird der Report RPCEDTD0 und zum Erstellen der Zeitnachweise der Report RPTEDT00 verwendet. Diese Reports erstellen für jede Personalnummer eine Spoolausgabe. Die Spoolausgabe wird zunächst in ein PDF-Dokument umgewandelt und zum Windows-Client heruntergeladen. Das PDF-Dokument und optional weitere Dokumente werden nun in eine ZIP-Datei gepackt, welche mit dem entsprechenden Kennwort versehen ist.
Jetzt wird die E-Mail, bestehend aus einem Betreff, einem Mailtext und der ZIP-Datei als Anhang, versendet. Der Versendezeitpunkt und eine OK- oder Fehlermeldung bleiben in SAP gespeichert, so dass dieser Status für alle Benutzer von HCM Mail sichtbar ist.
Einstellungen
Die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter, an die Sie Dokumente versenden wollen, sowie das Kennwort für die ZIP-Datei, werden im Infotyp 9386 über die Transaktion PA30 gepflegt. Die Liste der angezeigten E-Mail-Adressen lässt sich mit Hilfe einer Variante beliebig konfigurieren. Die Auswahl erfolgt pro Periode (Jahr / Monat). Die Einstellungen des Clients werden im Userprofil des Anwenders abgelegt. Bei Bedarf können die Anmeldedaten ebenfalls verschlüsselt im Userprofil gespeichert werden.
Berechtigungsprüfung und Sicherheit
Da zum Zugriff auf die Entgeltnachweise bzw. Zeitnachweise SAP-Standardreports verwendet werden und der Aufruf mit dem SAP-Benutzer des Anwenders erfolgt, greift hier die gleiche Berechtigungsprüfung, die auch über die SAP GUI erfolgen würde. Somit ist eine zusätzliche Prüfung nicht notwendig und der RFC-Funktionsbaustein kann auch nicht mit einem anderen RFC-Tool missbraucht werden. Außerdem werden die Dokumente immer nur an die E-Mail-Adresse gesendet, die im Infotyp 9386 hinterlegt ist.
Um dem Mitarbeiter das Öffnen der ZIP-Datei mit dem Windows Explorer (ohne zusätzliche Tools) zu ermöglichen, wird standardmäßig der ZIP 2.0 Standard verwendet. Es ist jedoch auch möglich, mit AES-256 zu verschlüsseln.